Jak se soustředit na to, co je důležité, a efektivněji trávit čas. Hovoříme o technikách, které jsou snadno implementovatelné a snadno použitelné.

Jak se soustředit na to, co je důležité, a efektivněji trávit čas. Hovoříme o technikách, které jsou snadno implementovatelné a snadno použitelné.

Pamatujte si, že ve filmu „Příběh ztraceného času“ zlí čarodějové ukradli dětem čas, protože jej plýtvali. Většina z nás má však jiný problém: kde najít tento čas, abychom stihli vše naplánované.

Time management přichází na pomoc. Ale opět to trvá déle než jednu hodinu, než se to naučíte. Proto si dnes povíme něco o 6 nástrojích pro správu času, které se snadno používají a rychle implementují. Polovina z nich vám pomůže soustředit se na to hlavní a druhá vám pomůže trávit čas efektivněji na každé ze tří úrovní: během roku, týdne a jednoho dne.

Úroveň: ročník. Hlavní priority

V životě je mnoho zajímavých věcí, které chcete dělat. Ale tím, že uchopíte všechno najednou, riskujete, že ve skutečnosti neuděláte nic. Gordon Ramsay z Hell’s Kitchen vždy radil majitelům restaurací, kterým radil: „Většinu jídla vyřaďte z jídelníčku. Zaměřte se na několik, ale dělejte je tak, jak to nikdo jiný nedokáže.“ Jednoduše řečeno, neroztírejte se. Tato rada platí pro jakýkoli obor.

Užitečný nástroj, který vám pomůže soustředit se v průběhu roku na to nejdůležitější, nabízí Peter Bergman ve své knize 18 minut. Doporučuje určit 5 kategorií úkolů pro daný rok, které budou mít největší dopad na váš život, a věnovat jim 95 % času. Na konci roku pak uvidíte výrazný pokrok a budete mít pocit, že rok nebyl marný.

Jak to udělat. Zde je několik tipů, které vám pomohou rychle určit vaše hlavní priority pro rok:

  • Nevolte konkrétní úkoly, ale obecné kategorie, do kterých lze snadno zařadit různé úkoly na celý rok. Abyste si to usnadnili, zamyslete se nad tím, co jste dělali za posledních 12 měsíců. Zapište si tyto úkoly a označte ty, které si chcete ponechat. Do jakých kategorií je lze seskupit?
  • Ujistěte se, že váš seznam zohledňuje vaše silné stránky, osobnost a vášně.
  • Zahrňte do seznamu všechny důležité oblasti svého života. Nezapomínejte na rodinu, přátele, zdraví a seberozvoj.
ČTĚTE VÍCE
Kdy je nejlepší ostříhat bob?

Jako příklad uvádíme seznam úkolů, které si Bergman, povoláním konzultant, vybral pro sebe:

  • Dělníci:
    1. Skvělá spolupráce se současnými klienty.
    2. Přilákejte nové klienty.
    3. Pište a mluvte o mých nápadech.
  • Osobní:
    1. Trávit čas s blízkými a přáteli.
    2. Bavte se a dávejte na sebe pozor.

Ne vždy se vaše plány vejdou do vybraných 5 bodů. Možná chcete někomu pomoci nebo se objeví nová příležitost, kterou by vám bylo líto nechat ujít. Neboj se. Čas strávený na úkolech mimo priority může dosáhnout 15 %. Stojí však za zvážení, pokud přesáhne 20 %. To znamená, že příliš mnoho času trávíme každodenními starostmi, prchavými touhami a životy jiných lidí na úkor důležitých priorit.

Úroveň: ročník. Kontrolní seznamy

Vzpomeňte si na svůj život za poslední rok. Napadají vás události, které se během této doby opakovaly alespoň 3-4krát? Například výstavy a prezentace pro klienty, služební cesty, publikování článků a příspěvků, podobné pracovní a osobní projekty.

Pro každou takovou akci má smysl vytvořit kontrolní seznam, abyste strávili méně času přípravou a na nic nezapomněli. Kontrolní seznam pomáhá standardizovat proces dokončení úkolu nebo projektu a pokaždé jej vylepšit, čímž se snižují časové náklady. Pokud si říkáte: „Příště byste rozhodně neměli zapomenout na. “, udělejte si kontrolní seznam.

Jak to udělat. Každý ví, jak vytvořit kontrolní seznamy, už jen proto, že alespoň jednou napsal seznam produktů. Existuje však několik tipů, které pomohou zvýšit užitečnost tohoto nástroje:

1. Napište body kladným způsobem. Účelem kontrolního seznamu je zkontrolovat provedení, proto je lepší napsat: „hotovo, odesláno, ověřeno“.

2. Rozdělte body do jednoduchých a srozumitelných operací.

3. Kontrolní seznam by měl obsahovat 15-20 bodů. Pokud se ukáže, že je kontrolní seznam delší, je lepší rozdělit úkol do několika fází a pro každou vytvořit samostatný kontrolní seznam.

4. Navrhněte kontrolní seznam tak, aby se dal pohodlně používat. Je vhodné jej psát spíše než psát ručně. Všechny položky musí být správně strukturované, podle důležitosti nebo času dokončení a očíslovány.

5. Kontrolní seznam pravidelně aktualizujte, když v procesu došlo k nějakým změnám nebo vidíte, jak jej lze zlepšit zrychlením nebo zrušením některé operace. Například na semináři jste viděli, že účastníci trávili spoustu času poznámkami, rozptylovali vás a nedrželi krok s příběhem. Pak je lepší pro ně příště připravit leták s hlavními myšlenkami.

ČTĚTE VÍCE
Co dát svým přátelům k 17. výročí svatby?

Úroveň: týden. Večerní plánování

Plánování je základem time managementu, proto knihy tomuto nástroji věnují velkou pozornost. Plánování vám pomůže soustředit se na důležité úkoly a na nic nezapomenout. Dnes se bavíme o jednoduchých technikách time managementu, takže pro plánování zvolíme jednodušší variantu.

Jak na to. V neděli večer si sedněte ke svému stolu a postupujte takto:

  • Zamyslete se nad tím, co všechno chcete v příštím týdnu udělat, a zapište si tyto úkoly.
  • Uspořádejte je do kategorií, které jste na rok nastavili, abyste zjistili, jak jsou vaše plány v souladu s vašimi prioritami a zda plánujete prožít tento týden harmonicky.
  • Přidejte úkoly do kategorie, kterým jste nevěnovali mnoho času.
  • Rozdělte úkoly podle dnů v týdnu a snažte se udržet rovnoměrné pracovní zatížení. K tomu můžete použít deník nebo poznámky v elektronickém poznámkovém bloku.
  • Věnujte každý večer 10 minut inventuře, přidejte nové úkoly, pokud se objeví, a odstraňte ty, které již nejsou relevantní. Pokud jste nemohli dokončit nějaký úkol, ale přesto je důležitý, přesuňte jej na méně rušný den.

Zde je příklad denního plánu Petera Bergmana.

Jak vidíte, jeho úkoly pro daný den jsou také rozděleny do kategorií. Ale pro jednoduchost to budeme dělat jednou týdně. To stačí k odhadu, kolik času strávíte tím hlavním.

Úroveň: týden. Jasné cíle

V knize „Jedi Techniques“ Maxim Dorofeev mluví o zvláštní opici, která žije v našem mozku a většinu času nás ovládá. Opice je připravena dělat, ale nerada přemýšlí. Úkoly v podnikatelském plánu by proto měly být formulovány co nejjasněji, aby se s nimi dalo začít bez dalšího přemýšlení, což obvykle zabere spoustu času.

Jak to udělat:

  • Úkol by měl představovat prioritní akci k dosažení konečného cíle nebo další krok nezbytný k dokončení projektu.
  • Formulujte úkol jako odpověď na otázku „Co je třeba udělat?
  • Začněte slovesem v neurčitém tvaru.
  • Zavolejte klientovi A a domluvte si schůzku ohledně projektu C.
  • Vytvořte strukturu pro projev na konferenci.
  • Připravte první část zprávy pro ředitele.

Úroveň: den. zdvořilé “ne”

Čas je přísně omezený zdroj. A čím více jich utrácíme za úkoly a neprioritní záležitosti někoho jiného, ​​tím méně nám zbývá k dosažení našich cílů. Proto je důležité naučit se říkat „ne“ všemu, co nespadá do pěti kategorií, které jste si pro rok vybrali.

ČTĚTE VÍCE
Jaké pilulky mám užívat, aby mi vlasy nepadaly?

Říkat lidem ne je těžší než jiným věcem. V reakci na odmítnutí se často urazí. Jiná věc je, jestli správně vysvětlíte svůj postoj. To pomůže udržovat vztahy bez obětování priorit.

Jak to udělat:

    Dát důvody. Vysvětlete objektivní důvody, které vám brání ve splnění požadavku. Pamatujte však: člověk je emocionální bytost, která ne vždy zapne logiku, když slyší odmítnutí:

Nemohu se s vámi setkat na nádraží, protože v tuto chvíli mám důležitou schůzku s ředitelem, na kterém závisí moje povýšení. Vezměte si prosím taxi.

Šéfe, teď můžu všechno nechat a připravit vám report, ale pak nestihnu vypracovat komerční návrh pro klienta, se kterým se zítra sejdu. Může se tedy stát, že zmeškáme objednávku, kterou jsme sháněli několik měsíců.

Dovolte mi přijet za 2 hodiny a pomůžu vám. Zde na tomto odkazu najdete všechny potřebné informace. Nemůžu hlídat Marusyu, ale dám telefonní číslo na dobrou chůvu.

Úroveň: den. Technika rajčat

Technika pomodoro zahrnuje střídání krátkých období práce s krátkými přestávkami na odpočinek. Tento přístup umožňuje udržet vysokou produktivitu a zároveň neuvíznout na jednom místě, ponořeni do úkolu. Obzvláště dobře funguje, když potřebujete co nejrychleji dokončit časově náročný úkol.

Jak to udělat. Podstatu metody lze popsat jednou větou: 25 minut nepřetržité práce + 5 minut přestávka. Klíčovým slovem je zde „nepřetržitý“. Tato technika bude fungovat pouze tehdy, když nebudete rozptylováni. Vyberte si proto čas, kdy vás s největší pravděpodobností nikdo nepotřebuje, nebo požádejte své kolegy, aby vás dalších pár hodin nerušili. Je také lepší vypnout telefon. Přijměte hovor a budete muset cvičení Pomodoro začít znovu.

Pokud se úkol nevejde do 25 minut, dejte mu několik pomodoros za sebou, ale nezapomeňte si mezi nimi udělat přestávky. Krátký odpočinek vám pomůže odpoutat mysl od úkolu a podívat se na něj z nové perspektivy, což urychluje proces řešení.

K záznamu času použijte jakýkoli časovač nebo speciální aplikace určené pro tuto techniku. Výhodou takových programů je, že vám pomohou shromáždit statistiky a uvidíte, jak dobře vám „rajčata“ pomáhají.

ČTĚTE VÍCE
Jaký zinek je nejlepší užívat při vypadávání vlasů?

Podívali jsme se tedy na 6 nástrojů pro správu času, které se snadno učí a rychle implementují. Abychom si je snáze zapamatovali a používali v životě, sepišme všech 6 nástrojů do tabulky:

Doufáme, že vám tyto nástroje pomohou trávit čas jen tím nejdůležitějším a zároveň ušetří pár hodin na těch příjemných.