Žádost o vydání cestovních náhrad je nutné sepsat a podat na účtárně a personálním oddělení společnosti do tří dnů ode dne návratu z pracovní cesty. Přílohou žádosti jsou doklady odůvodňující výdaje při pracovní cestě.
Jaké náklady na pracovní cestu hradí zaměstnavatel?
V souladu s články zákoníku práce Ruské federace č. 167 a 168 má cestující zaměstnanec právo na následující platby:
- úhrada výdajů za ubytování v hotelu nebo pronájem bytu, pokud si společnost již dříve nerezervovala pokoj nebo nezaplatila soukromé ubytování;
- náhrady cestovních výdajů do místa bydliště a plnění úkolů uložených vedením;
- mzda (z průměrné mzdy konkrétního zaměstnance) za každý den pracovní cesty;
- denní dávka – na jídlo, komunikace, cestování po městě atd.
Postup při náhradě výdajů při žádosti o cestovní náhrady
Načasování platebních převodů není upraveno zákonem, ale je každoročně uvedeno v místních zákonech na příští rok. Záloha se platí v hotovosti proti podpisu před odjezdem zaměstnance na pracovní cestu. V případě nezaplacení zálohy má zaměstnanec právo cestu odmítnout.
K potvrzení výdajů poskytuje zaměstnanec jízdenky (pro leteckou, železniční nebo motorovou dopravu), potvrzení o úhradě bydlení, pokladní doklady, které potvrzují další výdaje.
Žádost potvrzující pracovní cestu je potvrzena vedením s uvedením výše a načasování plateb. Poté je žádost zpracována v účetním oddělení a zaměstnanec obdrží hotovost nebo kompenzaci převedenou na bankovní kartu s názvem platby „pro obchodní potřeby“.
PPR Služební cesty – služební cesty bez přeplatků a zbytečného trápení
- Rezervujte lety a hotely bez servisních poplatků
- Spravujte proces pokladny pomocí několika kliknutí
- Cashbacky až 7 %
Jak napsat žádost o služební cestu
Zákon neupravuje striktní formu sepsání žádosti o proplacení cestovních výdajů, sepisuje se tedy v jakékoli formě. Pokud je však k místnímu dokumentu přiřazena vzorová žádost o platbu cestovních výdajů, musíte ji použít.
Při sestavování dokumentu byste měli uvést:
- Celé jméno vedoucího společnosti a cestujícího s uvedením pozic;
- Název organizace;
- číslo příkazu k vyslání zaměstnance na pracovní cestu a datum podpisu dokumentu;
- účel pracovní cesty;
- částku, která má být uhrazena;
- seznam podpůrných dokumentů;
- podpis (s přepisem) zaměstnance;
- datum sepsání dokumentu.
V případě potřeby můžete určit předpisy, které upravují výši denního příspěvku pro tuto kategorii zaměstnanců.
Musím sepsat přihlášku na služební cestu a dostat zálohu?
Aby mohl vedoucí pracovník vyslat zaměstnance na pracovní cestu, vydá příkaz, vypracuje úřední zadání, podle kterého se v průběhu pracovní cesty vypracuje akční plán. Zaměstnanec plán prostuduje, ptá se, a pokud je se vším spokojen, dokument podepíše. Zaměstnanec nemusí sepisovat samostatnou žádost o přidělení na pracovní cestu.
Postup při provádění hotovostních transakcí vyžaduje povinné sepsání žádosti o platbu předem proti potvrzení. Cestující bude potřebovat finanční prostředky na úhradu ubytování, cesty, stravy atd. Hlavním účelem takového výpisu je zaznamenat účely, pro které jsou finanční prostředky přiděleny, a dobu jejich použití. Manažer potvrdí dokument, potvrdí částku, která má být vydána, a načasování cesty. Na základě této žádosti je vystaven hotovostní příkaz a zaměstnanec obdrží hotovost nebo jsou převedeny na jeho bankovní kartu.
PPR Služební cesty – služební cesty bez přeplatků a zbytečného trápení
- Rezervujte lety a hotely bez servisních poplatků
- Spravujte proces pokladny pomocí několika kliknutí
- Cashbacky až 7 %
Co obsahuje vzor žádosti o zálohu na pracovní cestu?
Zákon nestanoví zvláštní formulář žádosti o přijetí zálohy, takže žádost lze sepsat volnou formou. Téměř každá organizace však již má připravenou šablonu, která je vyplněna v souladu se vzorem.
Obvykle je žádost napsána vedoucímu společnosti. V textové části formuláře je uvedena lhůta pro vystavení zálohy, účel jejího obdržení, datum sepsání dokumentu a podpis žadatele. Aby účetní oddělení žádost přijalo, musí obsahovat:
- údaje o příkazu k vyslání zaměstnance na pracovní cestu;
- cestovní období;
- název místa určení;
- výše zálohy – psána čísly a písmeny;
- rozdělení částky na samostatné výdajové položky – denní diety, cestovné a ubytování.
Žádost napsaná s chybami nebo skvrnami nebude přijata k posouzení. Pokud je vše v pořádku, je formulář potvrzen účetním, který potvrzuje jeho souhlas s uvolněním finančních prostředků a potvrzuje skutečnost, že zaměstnanec uzavřel zprávy o předchozích cestách.
Závěr
Pracovněprávní legislativa dává vyslanému zaměstnanci možnost získat náhradu za vynaložené prostředky při pracovní cestě. Správně vyplněná přihláška umožňuje jednoduše získat zálohu a náhradu cestovních výdajů.
