Každý někdy zažil stres z nedostatku času a zanedbávání volného času a osobních záležitostí kvůli práci. Abyste tomu zabránili, musíte pochopit základní principy time managementu a naučit se, jak svůj čas správně řídit
O time managementu
Time management se doslova překládá jako „time management“. Je jasné, že nejste Flash nebo Doktor Manhattan – je nepravděpodobné, že budete schopni skutečně ovládat čas (i když, přiznejte si, rád bych). Ale je docela možné to zvládnout co nejefektivněji. Základní principy time managementu jsou tvořeny na základě čtyř složek:
- časování a kontrola času,
- optimalizace časových nákladů,
- plánování dne/týdne/měsíce,
- vytváření motivace.
Poslechněte si audio verzi tohoto článku na našem podcastu:
Zásada 1: Plánujte dopředu
Plánování je v pohodě. Když máte podrobný plán, nemusíte mít vše v hlavě, což znamená, že můžete dosáhnout vysoké efektivity.
Jak to celé funguje:
- plán se skládá ze sledu akcí;
- každá akce přináší určitý výsledek;
- výsledky vám pomohou posunout se vpřed při dosahování vašeho cíle.
V závislosti na hloubce plánování existují tři typy cílů:
- taktické (od 1 dne do 3 měsíců),
- strategické (od 3 měsíců do roku),
- obecný vektor (několik let).
Obecný vektor určuje strategické cíle, které zase určují taktiku na krátká časová období: den, týden nebo měsíc. Když začnete vyvíjet plán, začněte s globálními cíli a přejděte k těm malým a neustále si pokládejte otázku: „Co k tomu potřebuji?
příklad
Chci si zlepšit úroveň angličtiny, ušetřit na zálohu a začít s vývojem front-endu. Toto jsou mé vektory pro nadcházející roky. Ano, přesně vektory, protože práce jedním směrem není tak produktivní – život je velmi omezený.
- Abych si zlepšil angličtinu a znalosti, musím absolvovat kurzy a více cvičit. Abych si naspořil na zálohu, potřebuji spořit cca 30 000 měsíčně, což znamená, že vydělám více. To jsou moje strategické cíle pro tento rok.
- Kurzy angličtiny a front-end vývojových kurzů mi dají mnoho taktických cílů: od naučení se některých pravidel anglické gramatiky až po zvládnutí principů programování v JS. Abych si vydělal víc, musím si najít další práci nebo požádat o zvýšení platu – v každém případě možná budu muset získat nějaké další kompetence.
S tím už se dá pracovat.
✅ Neustále si zaznamenávejte, jak a čím trávíte čas. Pak můžete vytvářet plány založené na skutečných datech. Různé aplikace pro sledování času vám pomohou vše zaznamenat.
Neplánujte si více než 10 úkolů denně, vezměte si jich jen tolik, na kolik máte skutečně čas. Zlomky velkých problémů na malé.
Zásada 2. Zaměřte se na konkrétní výsledek
Takže výsledky vašich akcí vedou k dosažení vašich cílů. To znamená, že musíte plánovat každý pracovní den tak, aby nebyly žádné úkoly (a tedy výsledky), které by nebyly v souladu s vašimi cíli.
Ke kontrole můžete použít systém SMART. Všechny vaše akce by měly:
- být konkrétní (Specific),
- měřitelný,
- mít vykonavatele (přiřaditelného),
- být proveditelný (realistický),
- mít konkrétní termíny implementace (Timebound).
Hlavním kritériem užitečnosti úkolu je jeho specifičnost. Chápete, jaké konkrétní akce a v jakém pořadí povedou k dosažení výsledku? Výsledek by měl být měřitelný – to usnadní alokaci časového rozpočtu.
příklad
„Zkontrolujte svůj e-mail“ není konkrétní ani měřitelný úkol.
„Napište 5 dopisů s odpovědí pro klienty a pošlete je poštou“ – konkrétní a měřitelné.
Hlavním obecným kritériem produktivity je vždy směřovat k dosažení cíle prostřednictvím plnění úkolů různého stupně složitosti.
Zásada 3: Stanovte si priority
Jakmile je celkový akční plán připraven, musíte se rozhodnout, které kroky podniknete jako první. Existuje mnoho způsobů, jak stanovit priority. Používám dva: princip AB a Eisenhowerovu matici.
Princip ABC
Vyhodnoťte každý cíl a úkol z hlediska návratnosti vaší investice: čas, úsilí, finance. Dostanete tři skupiny úkolů:
| Typ | Konkrétní akce |
|---|---|
| Důležité záležitosti (A) | Řešení krizových situací, hlavní projekty |
| Méně důležité záležitosti (B) | Drobné, ale důležité projekty, provozní pokyny od vedení |
| Nedůležité záležitosti (C) |
Nejdůležitější úkoly tvoří 15 % z celkového počtu úkolů. Příspěvek takových úkolů k dosažení cíle je asi 65%, takže je lepší je řešit sami a hned.
Důležité úkoly – 20 % z celkového počtu. Jejich význam pro dosažení cíle je asi 20 %. S těmito úkoly se musíte rozhodnout: zda je delegovat nebo ne – to vše závisí na důležitosti konečného cíle a kompetencích vašich kolegů.
Varování!
Nedovolte, aby úkoly „přetékaly“ z jedné kategorie do druhé. To je známka toho, že prostě nemáte čas je dokončit nebo máte špatně nastavené priority.
Operativní úkoly tvoří 65 % z celkového počtu. Jejich význam je však pouze 15 %. Takové úkoly je vhodné delegovat okamžitě.
Eisenhowerova matice
Vhodné pro expresní analýzu a rychlé rozhodování o prioritách.
Zásada 4. Soustřeďte se na to hlavní, zbytek delegujte
Pokud je z hlediska peněz a času lepší delegovat úkol na někoho jiného, rozhodně to udělejte. Jednoduše řečeno, čím „cennější“ je váš čas, tím méně vedlejších úkolů by mělo být ve vašem plánu.
příklad
Souhrnnou tabulku nabídek potenciálních dodavatelů si můžete sestavit sami, ale je lepší svěřit to některému ze svých podřízených. Z hlediska výsledků to není nejdůležitější úkol.
Určete si hodiny, kdy je pro vás nejsnazší se soustředit, a přesně na tuto dobu naplánujte práci nejnáročnější na zdroje. Během zbytku dne plňte méně důležité úkoly. Na dopisy můžete odpovídat večer.
Naučte se říkat „ne“ rozptýlením, jakýmkoli činnostem a lidem, kteří plýtvají vaším časem.
Zásada 5. Vizualizujte plány a úkoly
Vizualizace informací vám pomůže uspořádat vše ve vaší hlavě. Včetně plánů a úkolů. Existuje mnoho způsobů, jak toho dosáhnout: od myšlenkové mapy po Ganttův diagram.
příklad
K rekonstrukci bytu potřebuji: připravit projekt, nakoupit potřebné materiály, zrekonstruovat pokoj, zrekonstruovat kuchyň, uspořádat kolaudaci. To vše lze velmi přehledně prezentovat formou Ganttova diagramu.
Okamžitě tak vidíte, které procesy probíhají sekvenčně a které lze spouštět paralelně nebo delegovat pro přesnější plánování finančního a časového rozpočtu.
Princip 6. Analyzujte, optimalizujte a relaxujte
Zvykněte si ohlížet se zpět a analyzovat efektivitu svého osobního time managementu. Věnujte zvláštní pozornost situacím, kdy se vše pokazilo: utratili jste příliš mnoho zdrojů, nastavili nesprávně prioritu atd.
Zvažte, jak takové situace v budoucnu řešit. Pokud máte pocit, že ztrácíte kontrolu, udělejte si krátkou přestávku a znovu se soustřeďte na své vlastní činy. Vymyslete si vlastní pravidla a zásady time managementu s přihlédnutím k vlastnostem vaší osobnosti a pracovnímu procesu.
Nezapomeňte odpočívat. Zahrňte do svého denního a týdenního plánu doby odpočinku. Efektivní můžete zůstat pouze na vrcholu aktivity, takže pokud nebudete odpočívat, neočekávejte od sebe skvělé výsledky.
Efektivní time management zkrátka pomůže uvolnit obrovské množství zdrojů pro naplňující pracovní i osobní život. Použijte principy time managementu, které jsem nastínil výše, a brzy budete mít o starost méně. Musíte žít a pracovat v radosti.
