Kdo přišel s metodou 1 3 5?

Time management je proces plánování a organizace času. Pro rozložení zátěže a zvýšení efektivity práce a odpočinku je potřeba plánování.

Existuje několik hacků pro správu času. Můžete si například vypočítat své nejproduktivnější hodiny a v těchto časech pracovat na složitých úkolech. Nebo ty nejtěžší a nepříjemnější záležitosti řešit ráno, abyste na ně celý den nemysleli. O těchto a dalších tricích si povíme v tomto článku.

Co je time management a kdo to potřebuje?

Přeloženo z angličtiny řízení času je time management.

Techniky time managementu byly nejprve použity k dosažení lepšího výkonu v práci. Nyní se záběr time managementu rozšířil – pomáhá i při organizaci volného a osobního času.

Existuje mýtus, že dobrý time management znamená stihnout toho za den hodně. Není to tak úplně pravda. Time management vám pomůže řídit rozhodnutí a určit, která z nich jsou důležitá.

Dobrý time management znamená dobrá manažerská rozhodnutí. Time management zahrnuje:

• vytvoření prostředí, které umožňuje větší efektivitu;
• stanovení priorit;
• snížení času stráveného na vedlejších úkolech;
• realizace cílů.

Time management je potřeba ve dvou případech: pro ty, kteří hospodaří s časem neefektivně, a pro ty, kteří jsou již efektivní, ale chtějí být ještě lepší.

Člověk potřebuje techniky řízení času, pokud:

• Každý den se zatěžuje úkoly, které nestíhá plnit;
• pracuje po dlouhou dobu a je neustále rozptylován;
• Pracuje i o víkendech, ale stále nic nestíhá.

Můžete být přirozeně organizovaní a spokojení se svou prací a volným časem, nebo se můžete naučit time managementu tím, že pochopíte jeho principy a techniky.

Základní principy time managementu

Je jich pouze pět: účel, plán, priority, zaměření a analýza. Podívejme se na každou podrobněji.

Stanovení cíle

Dobrým cílem je cíl SMART, který splňuje pět kritérií.

Správný cíl je jasně formulován. Chcete-li stanovit konkrétní cíl, odpovězte na tři otázky:

1. Čeho chci dosáhnout?
2. Proč toho chci dosáhnout?
3. Kdo se podílí na dosažení cíle?

Poté určete geografický a časový rámec cíle.

Nespecifický cíl: zhubnout.
Konkrétní cíl: zhubnout 3 kg.

Stanovte si kritéria, podle kterých budete vědět, že cíle bylo dosaženo. Je dobré, když definujete přesná čísla: datum nebo částku. Konkrétní ukazatele motivují lépe než abstraktní sny.

Chcete-li stanovit měřitelný cíl, otázky zahrnují: Kolik? Jak moc? Jak se dozvím, kdy je tento cíl splněn?

Chcete například vydělat spoustu peněz – to se nezdá jako správný cíl. Pochopte, co znamená „hodně“. Pro některé je to sto tisíc rublů a pro jiné je to milion dolarů.

Nezměrný cíl: žít a nic si neodpírat.
Měřitelný cíl: zvýšení příjmu o 50 tisíc rublů měsíčně do března.

Než si stanovíte cíl, ujistěte se, že je realistický. Pokud usilujete o nedosažitelné, motivace a sebevědomí mizí.

Cíl by měl být realistický, ale ne příliš jednoduchý – tato kombinace vám pomůže se rozvíjet. Pokud se vám to, co chcete, zdá nedosažitelné, stanovte si přechodný cíl.

Nedosažitelný cíl: otevřít útulek pro toulavé kočky (dokud nebudete mít plán, jak získat finanční prostředky, kde najít pozemek k pronájmu, co je potřeba k vybudování útulku, je tento cíl nedosažitelný).
Dosažitelný cíl: adoptovat kotě z útulku.

Pokuste se pochopit, jak budete mít prospěch z dokončení cíle. Přemýšlejte o tom, proč to chcete.

Někdy lidé chtějí zbohatnout, aby získali respekt ostatních. Pak pro ně nejsou důležité peníze, ale postavení. Ke stejnému cíli můžete jít různými způsoby. Vaším úkolem je vybrat ten správný.

Významné, ale není známo, kdy to bude možné realizovat: vydělat hodně, abych mohl dělat charitativní práci a pomáhat lidem.
Je to smysluplné a můžete začít hned teď: dvakrát měsíčně si vyhraďte čas na dobrovolnictví.

Cíl musí být časově omezen, jinak bude jeho realizace trvat dlouho. Stanovte si termín – naposledy, kdy splníte cíl.

Je lepší rozdělit cíl na dílčí úkoly. Stanovte si pro každý z nich termín – usnadníte si tak kontrolu procesu.

Neomezený časový cíl: koupit byt.
Časově omezený cíl: koupit byt do 01.10.2022.

Čtěte také: #stayhome aneb 10 životních triků, jak pracovat z domova a zůstat produktivní

Plánování

Dobrý time management je založen na plánování. Pomáhá vám řídit svůj čas a dokončit potřebné úkoly včas. Plán nastaví vektor práce a pomůže kontrolovat plnění cíle.

Plány mohou být krátkodobé nebo dlouhodobé. Jakmile si vyberete cíl, vyberte si kroky k jeho dosažení – to bude váš dlouhodobý plán.

Krátkodobé plány jsou seznam věcí, které je třeba udělat pro daný den. Je dobré si každý večer udělat čas na plánování dalšího dne. Je důležité nezapomenout zařadit do plánu odpočinek a nechat si čas na okolnosti vyšší moci.

Chcete-li si zapsat svůj denní plán, použijte plánovač, poznámky v telefonu nebo aplikace.

Můžete také použít digitální šablony: vytvořte si vlastní, například v šablonách Canva nebo Microsoft, nebo si vezměte již vytvořenou šablonu

Důležité a složité úkoly byste měli dokončit v první polovině dne, dokud se stále cítíte svěží a výkonní.

Čtěte také: Jak napsat podnikatelský plán pro úspěšný start

Stanovení priorit

Jakmile je plán připraven, určete, co je v něm důležité a co lze vyřadit. Stává se, že člověk málo vykonává své vlastní úkoly a dělá hodně pro své kolegy. Měli byste se pokusit zbavit věcí jiných lidí ve svém rozvrhu.

Eisenhowerova matice pomáhá oddělit prioritní úkoly od neprioritních. Více si o tom řekneme dále – v sekci s technikami time managementu.

Soustředění a soustředění

Po zapnutí počítače se okamžitě objeví pokušení podívat se na Facebook. Dalším rozptýlením jsou oznámení, která přicházejí na váš telefon. Ale pokud budete neustále rozptýleni, nebudete schopni efektivně pracovat.

• Je lepší soustředit se na jeden úkol a nesnažit se dělat více věcí najednou.
• Odstraňte rozptýlení: přepněte telefon do tichého režimu a odhlaste se ze sociálních médií.
• Odpočinek. Někdy se člověk rozptýlí, protože ztratil schopnost soustředit se. Je lepší to udělat dříve, než se cítíte úplně unavení – máte tak větší šanci na udržení produktivity.

Čtěte také: Klíčem k produktivitě není vaše mysl, ale vaše tělo

Analýza a optimalizace

Zaznamenávejte, kolik času zabere dokončení různých úkolů – pomůže vám to vytvořit přesnější plány. Analyzujte ty okamžiky, kdy se něco pokazilo. Musíme pochopit, proč se to stalo, a přijít na to, jak se takovým situacím vyhnout.

Například Péťa je zvyklý dělat 10–15 úkolů denně. Tentokrát se jeho plán skládal z obvyklého počtu úkolů, ale mezi nimi byl jeden nový úkol, se kterým se ještě nesetkal. Péťa dokázal splnit pouze tento nový úkol a 3 další položky ze svého seznamu.

Analýza pomůže Péťovi pochopit, co se pokazilo: neustále ho rozptyloval hluk za oknem, měl špatně nastavené priority nebo prostě nový úkol je mnohonásobně obtížnější než všechny jeho obvyklé úkoly. V souladu s tím bude řešení jiné: koupit sluchátka, zvýšit rychlost práce nebo snížit počet úkolů, když se na seznamu objeví nové úkoly.

Techniky řízení času

Metoda snězte k snídani žábu

Tuto metodu vynalezl obchodní kouč Brian Tracy. Podstatou techniky je najít nejtěžší a nejděsivější problém – to bude žába. Žába je nepříjemná a chcete se jí zbavit – tento úkol musíte splnit jako první na seznamu.

Vymyslete svou žábu a snězte ji hned po ránu

Obvykle platí, že čím je úkol obtížnější, tím více prostředků na něj vynaložíme. Nechci to udělat a úkol je odložen. Aby se zabránilo prokrastinaci, Tracy navrhuje zbavit se všech žab v první polovině dne a ve druhé dělat zajímavější věci.

Eisenhowerova matice

Tuto metodu vynalezl 34. americký prezident Dwight Eisenhower. Než se stal prezidentem, Eisenhower byl velitelem americké armády během druhé světové války. Každý den musel dělat obtížná rozhodnutí a vynalezl vlastní techniku. Nyní se nazývá Eisenhowerova matice nebo naléhavě důležitá matice.

Matice vám pomůže seřadit úkoly podle důležitosti a naléhavosti. Sestavujeme seznam úkolů, pro každý z nich musíte položit dvě otázky:

• Je to důležitý úkol?
• Je to naléhavý úkol?

Naléhavé úkoly jsou ty, které musíme splnit okamžitě. Důležité úkoly jsou ty, které přispívají k dosažení dlouhodobých cílů.

Dále vezměte list papíru a rozdělte ho na čtyři části – získáte čtyři čtverce. Úkoly rozdělíme na:

• důležité a naléhavé
• důležité a nenaléhavé,
• nedůležité a naléhavé
• nedůležité a ne naléhavé.

V ideálním případě bychom měli pracovat pouze na úkolech v horních dvou kvadrantech – zbývající úkoly by měly být delegovány nebo opuštěny.

Čtěte také: Trello: co to je a jak to používat

Paretův zákon

Paretův zákon se také nazývá pravidlo 80/20. Podle ekonoma a sociologa Vilfreda Pareta je 20 % našich činů odpovědných za 80 % výsledku.

Čísla 80 a 20 by se neměla brát doslova. To není striktní matematické pravidlo, jen to usnadňuje zapamatování zákona. Podstatou techniky je pochopit, které úkoly mají vyšší prioritu. Paretově řečeno, musíme najít těch 20 % nejdůležitějších úkolů.

• Zapište si všechny své problémy na kus papíru.
• Těmto problémům dejte body – čím významnější problém, tím vyšší skóre.
• Problém s nejvyšším skóre je to, na čem musíte zapracovat jako první.

Princip 1-3-5

Toto pravidlo vymyslel americký podnikatel Chris Guilbeault. Podstatou principu je, že za den musíme splnit 1 velký úkol, 3 střední a 5 malých. Celkem jde o devět případů.

Princip 1-3-5 pomáhá budovat hierarchii úkolů:

• Velký úkol je vždy prioritou. To je nejdůležitější věc dne, kterou je potřeba udělat ráno s čerstvou myslí.
• Tři méně obtížné úkoly jsou to, co splníme po prvním. Tyto věci vyžadují méně úsilí, ale jsou také důležité.
• Malé úkoly mohou být domácí práce. Není těžké je vyrobit, ale jejich sčítání trvá dlouho. Abychom tomu zabránili, provádíme každý den malé úkoly.

Pomodoro metoda

Tuto metodu vynalezl podnikatel Francesco Cirillo. Technika je pojmenována po kuchyňské minutce ve tvaru rajčat. Cirillo ho používal, když byl studentem univerzity.

Podstatou metody je rozdělit práci na intervaly – „pomodoros“ – k tomu potřebujete časovač. Během intervalu je potřeba na úkolu pracovat a nenechat se ničím rozptylovat. „Pomodoros“ trvá 30 minut – na úkolu musíte pracovat 25 minut a 5 minut odpočívat.

• Nastavte časovač na 25 minut.
• Celou tu dobu pracujte na úkolu a nenechte se ničím rozptylovat.
• Po uplynutí 25 minut si udělejte 5minutovou přestávku.
• Po každém 4. pomodoru si udělejte dlouhou přestávku: 15 nebo 30 minut.
• Abyste předešli prokrastinaci, nemusíte vypínat časovač. Pokud jste splnili úkol a rajče stále tiká, přejděte k dalšímu.

Automatické zaostření

Tuto metodu time managementu vynalezl Mark Forster. Forster navrhuje vzít si jednoduchý linkovaný sešit a napsat si všechny úkoly do seznamu. Úkol by měl být zapsán, jakmile vás napadne. Seznam nelze upravovat.

Metoda autofokusu: Zaostřování – Vezměte si papír a začněte si postupně zapisovat všechny úkoly

Když je seznam hotový, začneme s ním pracovat. Nejprve si rychle přečteme všechny problémy a pak se vrátíme na začátek a čteme je pomalu a s rozmyslem. Naslouchejme svým pocitům. U jednoho z úkolů byste měli mít pocit, že tento musíte splnit – začněme pracovat. Pokud úkol ještě není dokončen, ale už vás to nebaví, škrtněte jej a umístěte na konec seznamu.

Tento způsob je vhodnější, když není jasný termín dokončení práce. Pokud je termín na obzoru, opusťte tuto techniku.

Čtěte také: Co jsou moodboardy a proč je designéři a firmy používají?

Místo závěru: důležité věci o time managementu

Člověk, který správně hospodaří se svým časem, získává mnoho výhod: je produktivnější a výkonnější a zažívá méně stresu. Má lepší pověst, což znamená, že má větší šanci postoupit na kariérním žebříčku.

Odpočinek je součástí správně rozvrženého času. Během odpočinku se tělo bude moci zotavit a lépe se soustředit na pracovní úkoly. Do svého denního plánu určitě zařaďte odpočinek – práce se svěží myslí je efektivnější.

Neexistuje žádná univerzální technika time managementu, která by vyhovovala všem. Vyzkoušejte různé a kombinujte je, abyste dosáhli lepších výsledků.

Pokud máte ve zvyku odkládat věci na poslední chvíli, zkuste použít metodu „Eat the Frog“. Pokud je obtížné soustředit se na daný úkol, pomůže vám metoda Pomodoro.

Můžete upřednostnit použití matice Eisenhower, postupovat podle metody Ivy Lee nebo sníst žábu. Nebo můžete vyzkoušet jednoduchou a účinnou metodu 1-3-5, se kterou si snadno nastavíte priority a odškrtáte všechny úkoly ze seznamu na daný den.

Podstata metody 1-3-5 #

Plánování pomocí metody 1−3-5 se také někdy nazývá metoda 9 úkolů a funguje jednoduše – na den naplánujete pouze 9 věcí, které rozdělíte do tří bloků:

1 velký úkol

Nejdůležitější a povinný úkol dne, který zabere nejvíce času. Ta žába po ránu, což je nejdůležitější věc – a opravdu, ráno je to lepší (i když pokud vaše biorytmy říkají něco jiného, ​​měli byste je poslouchat). Může to být velká čtvrtletní zpráva, plánování s týmem, přiblížení projektu s klientem nebo dlouhé čtení konkrétního tématu.

3 méně náročné úkoly

Méně důležité záležitosti, které mohou souviset s tou hlavní, nebo mohou být nezávislé. Nejsou tak striktně vázány na denní dobu – dají se posunout, pokud se něco pokazí. Mohou to být porady, porady, práce s dokumenty, školení, kurzy a další důležité záležitosti vázané na konkrétní datum.

5 drobností

Většinou se jedná o rutinní úkony, na které se snadno zapomene. Dopisy, hovory, sliby a další drobnosti, které se často hromadí v dlouhých seznamech, a pak vás svou hlasitostí nepříjemně praští po hlavě. Chcete-li zabránit tomu, aby se takové věci hromadily jako sněhové koule, vyberte si z velkého seznamu pouze pět konkrétních úkolů pro daný den – je to produktivní, neškodí a je to psychologicky jednodušší než řešit spoustu problémů najednou.

Jak plánovat s pravidlem 1-3-5 #

Je snadné postupovat podle metody 1-3-5, ať už na papíře nebo v aplikaci. Na papír si jednoduše sepíšete svých 9 úkolů ve třech skupinách. V aplikaci přidáváte k úkolům priority nebo značky. Zbývá jen zkontrolovat, co bylo uděláno.

Podívejte se na krátké video:
jak fungují značky v Singularity [6m 02s]

Výhody metody 1-3-5 #

• Předvídatelnost: každý den – pouze 9 úkolů. Pokud se objeví nové, není problém: pokud vám zbydou síly, zvládnete je také. Pokud ne, přeneste zbytek do nového dne.
• Jasné priority: Při plánování dne okamžitě pochopíte, co je nejdůležitější a co může počkat.
• Věrnost: metoda předpokládá, že možná nestihnete dokončit vše, co je na daný den naplánováno, ale pokud uděláte alespoň něco z tohoto seznamu (i když jen hlavní úkol) – bude to skvělé!
• Výsledek je vidět: jen věci kontrolujete a vidíte svůj pokrok. Co se nestihlo dnes, se prostě odkládá na zítřek.

Nevýhody metody 1-3-5 #

• Na pořadí záleží: Pokud je na večer naplánován důležitější úkol, zatímco vy se soustředíte na menší úkoly, je snadné během toho promarnit veškerou svou produktivitu.
• Někdy je těžké rozdělit úkoly do skupin: pokud máte dva úkoly se stejným úsilím, který z nich by měl být klíčový?
• Někdy je 9 úkolů moc: protože lidský mozek se dokáže soustředit na 5-7 věcí. A pokud je všech 9 úkolů poměrně prostorných, pak na zbývajících 3-5 nemusí jednoduše zbýt žádný zdroj.