Takové jsou výsledky průzkumu služby Rabota.ru. Zaměstnanci uvedli, že mají více zkušeností (31 %); mají nápady, jak dělat svou práci efektivněji (55 %); mají lépe rozvinuté měkké dovednosti (37 %); mají výborné vztahy se svým týmem a kolegové naslouchají jejich radám (33 %).
Další průzkum „Jak se podřízení vztahují k manažerům“ provedla Ruská škola managementu (RSH). Výsledky studie ukázaly, že hlavními slabinami ruských manažerů v očích jejich podřízených jsou nedostatečné povzbuzování iniciativy (35 %) a nesprávné nastavení podnikových procesů (34 %). Ve stejném průzkumu 30 % uvedlo, že by jako šéf udělalo lepší práci, a 26 % uvedlo, že by odvedlo přinejmenším stejně dobrou práci.
Jak vidíme, v systému „manažer – podřízení“ může být mnoho problémů, včetně těch objektivních – ale značná část nedorozumění je způsobena špatně strukturovanou komunikací.
Dále se podíváme na to, jak a co by měl manažer říci svým podřízeným o své práci, aby zlepšil vztahy.
Jak zprostředkovat svou pozici zaměstnancům?
Cíle manažera a podřízených jsou velmi odlišné. Slova vedení o poslání, strategii či zisku firmy zní zaměstnancům jako bílý šum. Lidé ve firmě jsou motivováni především pouze svými osobními potřebami – peníze, uznání, kariéra, vztahy. Sdělte týmu přesně, jak se jejich situace zlepší, pokud budou splněny obchodní cíle. Spojení mezi „úspěchem společnosti a úspěchem zaměstnanců“ funguje poměrně efektivně. Důležitý bod: vždy mluvte jednoduchými slovy, bez použití klišé.
Při komunikaci se svým týmem dodržujte několik jednoduchých zásad:
- Poslouchejte ty, kteří nesouhlasí. Situaci, kdy zaměstnanec nedokončí úkol nebo jej všemožně sabotuje, znají mnozí. S největší pravděpodobností je problém v tom, že považuje úkol nebo jeho formulaci za nesprávnou nebo nesmyslnou. V tomto případě musíte naslouchat argumentům dané osoby, nejlépe jeden na jednoho. Pokud jsou argumenty logické, stojí za to dát zaměstnanci volnost jednání. Pokud jsou předložené argumenty nepřesvědčivé, opatrně, bez hrubosti, trvejte na svém názoru.
- Nebuďte líní vysvětlovat. Zaměstnanec musí rozumět tomu, co dělá a proč. Není potřeba žvýkat každý detail, je to přeci odborník. Omezte se na podrobný popis výsledku, kterého chcete dosáhnout. Nechte zaměstnance, aby si sám zvolil metody řešení problému.
- Vyvarujte se přehnaných emocí. Ukazovat hněv, podrážděnost a ještě více křičet při rozhovoru se zaměstnanci jim brání, aby vás slyšeli. Když manažer jedná z pozice síly, člen týmu to bude chvíli tolerovat, aby nepřišel o práci. Ale nebude to trvat dlouho a můžete přijít o cenného zaměstnance.
- Přesvědčujte, nenuťte. Pokud klíčový zaměstnanec s vaším rozhodnutím nesouhlasí, ale jeho vlastní návrh je neúspěšný, najděte si čas a argumenty, snažte se ho přesvědčit, že máte pravdu. V tomto případě bude práce provedena lépe a rychleji.
Pravidelná komunikace ohledně požadavků zaměstnanců
Pokud neudržíte neustálou komunikaci, budou se v týmu hromadit dotazy a nedorozumění. Zaměstnanci se na poradách začnou ptát nikoli na aktuální úkoly, ale na své obavy a budou se snažit získat zpětnou vazbu na minulé úkoly. To je cesta k chaosu a ztrátě času. Aby se tomu předešlo, měl by manažer pravidelně poskytovat zpětnou vazbu ke všem aktuálním úkolům.
Když se připravujete na jednání při důležitých příležitostech, musíte se zaměřit na požadavek zaměstnanců: budou chtít vědět, jak je novinky ovlivní. Řekněte lidem, jak předmět změní průběh práce: co se stane s projekty, bonusy a obecně firemními procesy.
U pravidelných řečnických setkání je užitečné předem se zeptat: „Co ode mě dnes chcete vědět? Jak vám mohu pomoci právě teď? Pokud používáte podnikový portál, můžete prostřednictvím něj získávat zpětnou vazbu: nahrávat obdržené otázky a mluvit o výhodách.
Lidé nemají rádi inovace, proto o nich mluvte podle schématu: “Jak to je – jak to může být.” Místo toho, abyste skočili přímo k myšlence, nejprve publikum připravíte a ponoříte je do aktuálního kontextu, situace „jak je“. Pak si nakreslíte pozitivní obrázek budoucnosti – „jak by to mohlo být“. V něm jsou již vyřešeny klíčové problémy, procesy jsou efektivnější a vyhrává každý.
Diana Mamedová,
kariérní poradce
Vždy vám podrobně řeknu, jaké jsou mé priority nyní a na příštích 3-6 měsíců, proč právě tyto, jak souvisí s obchodními cíli a jaké kroky budou podniknuty k dosažení cílů. Za prvé, dává týmu pochopení rozsahu úkolů a priorit pro blízkou budoucnost. Za druhé, když za nimi přijdu s některými úkoly (včetně těch z kategorie „naléhavé-důležité-včera“), nevypadá to na tyranii – zaměstnanci chápou, proč je to nutné. Díky tomu zaměstnanci berou takové úkoly klidněji a lépe je plní.
Rada: Na základě výsledků projevu oznamujícího cíle a priority je vhodné zaznamenat klíčové závěry písemně a zveřejnit je. Důležité změny týkající se budoucnosti společnosti by neměly zůstat jen tak viset ve vzduchu, zaměstnanci by měli mít možnost si tyto informace v případě potřeby znovu přečíst. Nejpohodlnější způsob uložení informací je na podnikovém portálu.
Čtěte také: 8 tipů, jak rozjet váš projekt firemního portálu
Jak komunikovat v obtížných situacích
Problémy mohou vznikat uvnitř týmu (konflikty, spory) a přicházet zvenčí (změny firemní politiky, personální změny atd.). Manažer je často musí řešit a říct o nich týmu.
Za prvé, o konfliktech – ty se pravidelně objevují i v těch nejsoudržnějších týmech. Pokud se konstruktivně neřeší, snižují produktivitu celého týmu, demotivují a ničí důvěru. Je nutné identifikovat hlavní strany konfliktu a mluvit s každým jeden na jednoho. Není také neobvyklé, že zaměstnanec má stížnosti na svého přímého nadřízeného. Ani v případě akutního konfliktu se do toho nepleťte, ale ptejte se. Spor nebo konflikt s nadřízenými je pro zaměstnance obrovský stres. To je riziko ztráty zaměstnání nebo zničení dobrých vztahů s vaším manažerem. Vaším úkolem je snížit míru emocí, nevyvíjet tlak, ale snažit se porozumět a klást otázky. Zaměstnanec uvidí, že se snažíte pochopit jeho pozici, a posune se konstruktivním směrem konverzace.
Se špatnými zprávami – snižováním stavů, propouštěním, snižováním platů nebo zvyšováním KPI – není snadné se vypořádat. Takové zprávy vyvolávají protesty, hněv, lítost a mohou zhoršit morálku. Proto by za žádných okolností neměly existovat žádné mailing listy – pouze živá komunikace s lidmi.
Když musíte mluvit o negativních změnách ve firmě, je velmi důležité neeskalovat. Nejpřesvědčivějším argumentem je statistika, která jasně ukáže nezbytnost přijímaných rozhodnutí.
Čtěte také: Režim krizové komunikace: jak sdělit zaměstnancům špatné zprávy
Michail Tolkushkin,
Vedoucí belgorodské kanceláře obchodní a výrobní společnosti TsKT
Zdá se mi, že manažer nejen smí, ale také potřebuje dát najevo své pochybnosti. Zaprvé to podřízeným opět ukazuje, že šéf není stroj, ale tentýž člověk. Za druhé, pokud manažer vyjádří svůj názor a požádá o pomoc své zaměstnance, dostane podporu. Myslím, že v tom je síla týmu, v takových chvílích se dokáže celý tým sjednotit a vyřešit problém co nejlépe společně.
Závěry pro manažera
Manažer by rozhodně měl týmu říci o svých úkolech, které se zaměstnanců přímo dotýkají. Pokud například volba nové strategie výrazně změní každodenní aktivity zaměstnanců nebo jejich finanční motivaci, zaměstnanci musí pochopit, jak byla nová strategie vyvinuta a proč byla zvolena.
Veškerá komunikace s týmem by měla ukazovat, jak děláte důležitá rozhodnutí a proč byla v každém jednotlivém případě učiněna volba ve prospěch konkrétního rozhodnutí. To je to, co týmu ukáže vaši schopnost. Denní rutinní úkoly manažera pravděpodobně nebudou zajímat tým.
Komunikace a prokázání kompetencí manažera přitom neznamená, že by si měl nasazovat „masku profesionality“. Někdy je užitečné ukázat své pochybnosti a požádat tým o radu.
Jak může personalista ochránit firmu před manažerem, který zasahuje do práce?
Někdy styl komunikace manažerů neodpovídá cílům organizace, překáží v práci a demotivuje zaměstnance. Často se setkáváme s mikromanagementem, touhou řídit ty nejmenší procesy v práci týmu – a zároveň rozjet vlastní oblast práce. Někteří manažeři nenesou odpovědnost za chyby týmu, jsou nesmělí před svými nadřízenými. Někteří lidé neposkytují zpětnou vazbu k úkolům a nikdy nechválí, což snižuje motivaci lidí. Extrémní projevy – vůdce může být vůči podřízeným otevřeně hrubý nebo toxický, bezdůvodně devalvuje zásluhy a kritizuje.
Že manažer není moc dobrý, pochopíte nepřímo podle chování týmu a výsledků jeho práce. Dobrý vůdce stmeluje tým a přináší vynikající výsledky. Špatné – rozděluje, oddělení zažije fluktuaci a sníženou aktivitu zaměstnanců.
Pokud personalista takové znaky vidí, potřebuje získat více informací, aby mohl zvolit další kroky. Zde je to, co můžete udělat:
- Proveďte průzkum eNPS. Jde o spolehlivý způsob měření míry spokojenosti zaměstnanců společnosti a každého jejího oddělení. Jsou požádáni, aby odpověděli na jednoduchou otázku: „Jaká je pravděpodobnost, že byste naši společnost doporučili jako místo pro práci svým přátelům nebo kolegům?“ Odpovědi lze hodnotit na desetibodové škále.
- Proveďte anonymní průzkum mezi zaměstnanci a identifikujte jednotlivé faktory, které dělají konkrétního šéfa špatným.
- Proveďte několik individuálních rozhovorů, aby zaměstnanec mohl bezpečně vyjádřit své názory.
- Požádejte svého manažera, aby zhodnotil své zaměstnance. Podívejte se, jak mluví o svých podřízených, a poté porovnejte tato hodnocení se skutečnými výkony úspěšných specialistů a s hodnoceními jejich kolegů.
V závislosti na vašich výsledcích mohou být užitečné následující kroky:
- Prodiskutujte situaci s takovým manažerem a identifikujte problém. Člověk si toho prostě nemusí být vědom. Možná bude takový rozhovor stačit, aby manažer upravil svůj model řízení týmu.
- Nabídněte manažerovi účast na školení o rozvoji manažerských dovedností, konverzaci nebo konzultaci, a to i se zkušenějším manažerem.
- Pokud navrhovaná opatření nepomáhají dobře, můžete takovému zaměstnanci nabídnout pomoc při rozvoji individuální kariéry. Navrhněte zejména zvážit pozice, kde zaměstnanec nebude přímo řídit další lidi.
