Jako manažer jste se pravděpodobně setkali s tím, že ne všechny zakázky zaměstnanci vyřizují včas. To vytváří problémy a způsobuje, že společnost přichází o peníze. Chystáte se například na schůzku s důležitým klientem a požádáte své zaměstnance, aby připravili prezentaci, ale vaše zakázka není realizována a vy si naléhavě musíte prezentaci připravit sami nebo jít ke klientovi nepřipraveni.

Důvodů, proč zaměstnanci nedokončí úkoly, je několik. Jedním z nich je nízká úroveň disciplíny. Dalším je velké vytížení podřízených. To je běžné v malých společnostech, kde mají zaměstnanci mnoho různých povinností. Zde je několik nápadů, jak je naučit plnit úkoly včas.

Naučte zaměstnance plánovat své aktivity

Na začátku každého reportovacího týdne přijde podřízený za vedoucím na schůzku a přinese pracovní plán na týden s úkoly uspořádanými podle priority, termínů a kalkulací času na splnění úkolu. Manažer plán vyhodnotí, porovná s prioritami a úkoly oddělení, zkontroluje reálnou realizaci plánu a schválí plán.

Plánování je základním nástrojem každého manažera. Nechte své podřízené, aby za vámi přišli s připraveným plánem, a společně ho proberte. Přečtěte si náš článek o tom, jak správně vést schůzky.

Dávejte příkazy písemně

Abyste zajistili, že zaměstnanec může plnit úkoly včas, dávejte jakékoli pokyny pouze písemně. Pokud nepoužíváte speciální programy, kde zadáváte úkoly podřízeným, použijte email, firemní chat nebo papír. Manažer tak vidí, jaké příkazy dal, které je třeba připomenout a které je třeba sledovat. Zaměstnanci si zvykají, že si manažer vše pamatuje a vše kontroluje a zvyšuje jejich kázeň.

Nepřebírejte problémy od zaměstnanců

Nenechte zaměstnance, aby za vámi chodili s každým problémem. Vy jako kompetentnější článek jste přirozeně schopni řešit jejich problémy, ale tím, že děláte jejich práci, zbavujete své podřízené odpovědnosti, snižujete kompetence. Proč se snažit řešit problém, když vše přebírá manažer.

Požadujte, aby spolu s otázkou přinesli řešení. Zaměstnanec měl například dotaz, jak jednat s klientem, který žádá o slevu. Obvykle jde za manažerem a ten se rozhodne. Nyní ale potřebuje pracovník zhodnotit klienta, jeho historii nákupů, platby, zda je stálým klientem, a na základě těchto údajů přijít za vedoucím s návrhem, zda mu poskytnout slevu a za jakých podmínek. Podřízený najde řešení a v tomto procesu si uvědomí, že je to v jeho oblasti působnosti a s největší pravděpodobností již nepůjde za manažerem, ale vyřeší problém sám.

ČTĚTE VÍCE
Jaký lék zvyšuje libido u mužů?

Použijte stupnici dopadu

Jakékoli disciplinární nebo provozní přestupky lze napravit použitím stupnice dopadů. Pokud zaměstnanec nedodržuje pokyny, porušuje lhůty nebo se opozdí, nedovolte, aby se to stalo obvyklým chováním. Začněte na něj vyvíjet tlak, aby porušování zastavil. Dopad by se měl s každým porušením postupně zvyšovat, aby byl zaměstnanec motivován plnit úkoly včas.

Úrovně stupnice dopadu:

  • vyjádření nespokojenosti;
  • slovní poznámka;
  • slovní napomenutí;
  • písemná důtka;
  • zbavení bonusu nebo pokuty;
  • dočasné snížení úrovně;
  • degradace;
  • propuštění.

Zaměstnanec se například poprvé opozdil a dostal od vedoucího nesouhlasný pohled. Znovu jsem se opozdil – manažer varoval, že je to nepřijatelné. Pokud se zaměstnanec znovu opozdí, vedoucí napomene: “Vaše činy poškozují společnost, pokud nepřestanete chodit pozdě, budou přijata opatření.”

Dopadová škála je tedy sled akcí, které se na zaměstnance vztahují, pokud něco poruší.

Důležitý bod: důvodem pravidelného porušování nejsou zaměstnanci, ale jednání manažera, který po dlouhou dobu zavíral oči před porušováním, což vyžadovalo přijetí tvrdých opatření v podobě odebrání bonusů nebo propuštění.

Vytvořte měřítko, které vyhovuje specifickým potřebám vaší společnosti. Dále se ujistěte, že funguje bez výjimek. Pokud například vedoucí otelení neaplikoval dopad na svého podřízeného, ​​měla by být tato úroveň dopadu aplikována na tohoto manažera. Pokud nadřízený svého podřízeného nenapomenul, měl by na to vedoucí upozornit nadřízeného a napomenout ho. To disciplinuje a přispívá k úspěchu podnikání.

Zaměstnanec odmítá dodržovat pokyny

Bez podřízenosti zaměstnanců nemůže manažer vykonávat svou práci. Manažer se proto učí řídit své podřízené a dosahuje plnění zadaných úkolů. V opačném případě manažer neplní své přímé povinnosti a nezvládá své úkoly.

Když zaměstnanec přes všechna přijatá opatření nebude následovat vedení a poslouchat, měl by být propuštěn. Může to být vynikající odborník s dobrým potenciálem, ale manažer ho nebude umět využít.