Jak vše v životě zvládnout?

„Spíš dost? “Kde budu spát?” Tento vtip si okamžitě získal popularitu na sociálních sítích, a to vše proto, že je relevantní pro 99% lidí. Zběsilé životní tempo, vysoká konkurence, stále složitější úkoly, neustálý tok informací – to vše často nevede k úspěchu a úspěchům, ale k únavě a neuróze.

Tomu se můžete vyhnout, pokud se naučíte efektivně hospodařit se svým časem. Jak je uvedeno v bezplatném online kurzu “Time Management” na portálu Universarium, zvládnutí tajů time managementu nám umožňuje být úspěšní a dosahovat svých cílů při zachování síly, zdraví a radosti ze života. Zkontrolujeme?

**První tajemství.

** Rozhodněte se o svých prioritách.

Abyste mohli efektivně investovat svůj čas a energii, musíte se naučit, jak rozložit zátěž a přenést pozornost z jedné oblasti do druhé podle toho, která je pro vás důležitější a relevantní. Kolo životní rovnováhy vám pomůže nastavit si priority.

Chcete-li si vytvořit své vlastní kolo, vezměte si seznam nejběžnějších oblastí života. Mohou to být přátelé, práce, kreativita, koníčky, zdraví, cestování, rodina a děti, seberozvoj a tak dále. Vyberte si z tohoto seznamu osm oblastí, které jsou pro vás nejdůležitější, ve kterých se chcete zlepšit a dosáhnout úspěchu.

Nyní analyzujte své kolo životní rovnováhy, zhodnoťte situaci v každé oblasti. Zaměřte se na své vnitřní pocity: jak jste spokojeni se svou situací v této oblasti? Chtěli byste to zlepšit? Čím méně jste spokojeni s rozvojem určité oblasti, tím více pozornosti vyžaduje.

**Druhé tajemství.

**Určete, které úkoly jsou důležité a které ne.

Pomoci s tím může matice Dwighta Eisenhowera: tabulka, kam zadáváte seznam úkolů podle jejich důležitosti a naléhavosti.

Levý horní čtverec obsahuje věci, které nelze odložit na zítřek, a úkoly, které vyžadují okamžitou reakci. Plánování dopředu pomáhá snížit počet takových úkolů, ale jen zřídka je možné se jich úplně zbavit. Děláme je jako první.

Naopak důležité a neurgentní záležitosti z pravého horního čtverce odkládáme na později. Ale zpravidla jsou to právě tyto věci, které nás přibližují k našim dlouhodobým cílům. Právě na tomto náměstí jsou úkoly, jejichž včasné řešení pomůže vyhnout se mimořádným situacím. Měly by být prováděny jako druhá priorita, jakmile budou vyřešeny všechny naléhavé problémy. Během dne musíte udělat alespoň jednu věc z pravého horního čtverce.

Při plánování dne sepište všechny své aktuální úkoly podle jejich důležitosti a naléhavosti a vyhodnoťte, které můžete delegovat, které můžete odložit a které musíte řešit okamžitě. To pomůže ušetřit čas a námahu. A ještě jeden důležitý bod: při sestavování rozvrhu dne v něm ponechte volná „okna“ pro nečekané úkoly a vyhraďte si čas na odpočinek, oběd, procházky a sport. To vám pomůže držet krok se vším, aniž byste se museli tlačit.

**Třetí tajemství.

Vyhněte se plýtvačům času**

Existuje několik běžných typů chronofágů neboli časových propadů.

• _Přerušující události (telefonáty, návštěvy, e-maily nebo zprávy instant messengeru, na které je potřeba naléhavě odpovědět)._ Za prvé, trénink síly vůle a za druhé jasná organizace práce vám pomůže je zvládnout. Trénujte se, abyste se nenechali rozptylovat náhodnými podněty, pokračujte v řešení aktuálního úkolu. Vypněte zvuk na telefonu, nekontrolujte e-maily, dejte si na stůl ikonu „Jsem zaneprázdněn“.
• Ztráta času (ve frontě, na schůzce, kde se od vás vyžaduje služba). Zkuste se dohodnout, že jste pozváni pouze na tu část schůzky, kde jste opravdu potřeba. Vezměte si notebook do veřejných prostor, abyste mohli pracovat, zatímco budete čekat ve frontě.
• Poflakování a povídání. Abyste neztráceli pracovní čas komunikací s kolegy, přáteli nebo na sociálních sítích, vyhraďte si na to speciální čas během dne.

Ke všemu výše uvedenému nám čas ukrajuje neschopnost jasně stanovit úkoly, neefektivní plánování dne, nedostatek priorit a nereálné hodnocení vlastních schopností. Jinými slovy, hlavním pohlcovačem času je neschopnost zvládnout právě tento čas. Jakmile začnete uvádět tajemství time managementu do praxe, zjistíte, že 24 hodin denně stačí na všechno: pro práci, pro volný čas, pro řešení aktuálních každodenních problémů i pro posun krok za krokem k dosažení vašich globálních životních cílů.

Články o studiu jazyků, životě a studiu v zahraničí.
Zasíláme jeden dopis měsíčně. Přihlaste se k odběru našeho newsletteru

Zapojte se pouze do činností, které vám pomohou dosáhnout vašich obchodních cílů – krátkodobých i dlouhodobých. Ušetřete čas a přestaňte ho plýtvat zbytečnými věcmi. Například účast na networkingových akcích může být prospěšná pouze tehdy, když jste tam, abyste navazovali spojení, hledali nové potenciální zákazníky, sbírali potenciální zákazníky a objevovali nové poskytovatele služeb. V opačném případě je lepší je odmítnout.

Používejte seznamy

Udržujte věci jednoduché a vytvářejte seznamy pouze následujících čtyř typů:

• Denní program – Dělejte si plány na svůj den po celý rok a držte se jich.
• Seznam úkolů – základní seznam, který by měl obsahovat tři nebo čtyři nejdůležitější a naléhavé úkoly.
• Seznam kontaktů — napište, komu potřebujete zavolat nebo poslat dopis. Je lepší uvádět jména v abecedním pořadí.
• Plán setkání — uveďte, o čem by se mělo diskutovat na schůzce nebo v obchodním rozhovoru.

Každý z těchto seznamů lze upravit tak, aby vyhovoval vašim potřebám. Hlavní věc je zvyknout si na rutinu.

Dodržujte pravidlo 80/20

Toto pravidlo se také nazývá Paretův zákon. Vynalezl jej italský ekonom Vilfredo Pareto. Pokud toto pravidlo aplikujete na time management, pak byste měli jednat tak, aby 20 % vašich akcí přineslo 80 % výsledků.

Máte například seznam úkolů, ze kterých si musíte odškrtnout 10 položek. Podle pravidla 80/20 budete první dva řešit první, protože tyto úkoly vám přinesou největší užitek.

Jediné, co musíte udělat, abyste se řídili pravidlem, je věnovat nejvíce času tomu nejdůležitějšímu.

“Jezte žábu”

„Mark Twain jednou řekl, že kdybyste každé ráno snědli živou žábu, strávili byste zbytek dne s pocitem, že to nejhorší je za námi,“ píše motivační řečník Brian Tracy.

Co je pro vás ta „žaba“? S největší pravděpodobností je to ten největší a nejdůležitější úkol, který se snažíte všemi možnými způsoby odložit na později.

Zde je to, co Tracy navrhuje, aby vám usnadnilo jíst vaši žábu:

• Pokud máte na práci dvě důležité věci, začněte tou největší a nejtěžší.
• Zvykněte si dokončit svůj nejdůležitější úkol ráno, kdy máte nejvíce energie a soustředění.
• Okamžitě se pusťte do práce a trénujte, abyste to dotáhli až do konce.
• Dokončete ještě důležitější úkoly. To spustí produkci endorfinů, které vám pomohou vytvořit „pozitivní závislost“ na této aktivitě.
• Cvičte tuto techniku, dokud ji nezdokonalíte.

Naučte se odmítat

V raných fázích své kariéry jsou někteří ochotni přijmout jakýkoli projekt, který se jim nabídne. Výsledkem je, že produktivita trpí a vy vyhoříte, protože nemáte čas zabývat se všemi úkoly. To se stává, když člověk neví, jak klientovi říct „ne“, protože si myslí, že v tomto případě ho už nikdy nebude kontaktovat.

Pochopte, že někdy prostě musíte říct ne. Dělejte jen ty věci, na které máte čas a které vás zajímají. Pokud v tom budete upřímní, vaši klienti, kolegové a přátelé to pochopí a rádi s vámi budou spolupracovat.

Bojujte proti rozptýlení

Zkuste si spočítat, kolikrát jste průměrně za den rozptýleni. Kolikrát vás někdo z vašich kolegů nebo příbuzných vyruší z práce? Jak často vás rozptyluje telefon, e-mail a sociální sítě?

Vědci zjistili, že tyto přestávky zaberou v průměru šest hodin denně. A lidem obvykle trvá asi 23 minut, než se plně vrátí do práce.

Musíte se zbavit rozptýlení. Nejprve zavřete dveře do kanceláře, kde budete „sníst svou žábu“. Vypněte otravná upozornění na telefonu a vyhraďte si speciální časy, kdy budete odpovídat na e-maily a hovory.

Zúčastněte se méně schůzek

Každý měsíc člověk stráví v průměru 31 hodin neproduktivními schůzkami. Ano, někdy se bez schůzky neobejdete, ale je lepší se jich zúčastnit co nejméně. Vyzkoušejte e-mail nebo instant messenger – prodiskutujte problémy tam. To vám umožní věnovat více času důležitější práci.

Využijte svůj volný čas moudře

Když budete analyzovat, jak během týdne trávíte čas, všimnete si, že je toho poměrně hodně promarněno. Například neděláte nic, když jedete autem do práce, stojíte ve frontě v obchodě, sedíte v čekárně nebo cvičíte na posilovacím stroji. Zkuste zároveň myslet na něco důležitého, čtěte nebo poslouchejte podcasty.

Kriminalista Scott Turow psal své knihy tímto způsobem. Každé ráno, když cestoval do New Yorku za prací, psal v metru. I když máte jen 10 minut volného času, využijte ho rozumně.

Použijte metodu UDOD

Velmi užitečná metoda, která vám pomůže zbavit se rozptýlení a správně stanovit priority:

• Odebrat (zbavit se). Zkontrolujte svůj e-mail, zda nemáte zbytečné e-maily. Není třeba ztrácet čas jejich otevíráním – stačí je smazat. Tato rada bude užitečná zejména pro ty, kteří se vrátili do práce po dovolené nebo služební cestě.
• Delegát. Pokud lze úkol delegovat na někoho jiného, ​​udělejte to. Požádejte zaměstnance, aby si domluvil schůzku, postaral se o vaše cestování a tak dále. Jde o to, zbavit se malých úkolů a věnovat více času velkým věcem.
• Odložit. Některé úkoly lze vždy dokončit později. Byli jste například pozváni na svatbu do jiného města. Není třeba okamžitě spěchat s rezervací hotelu – tato záležitost může počkat, až budete mít volný čas.
• Udělej to. Někdy se prostě potřebujete sebrat a udělat to, co je potřeba. Otevřete svůj e-mail a odpovězte na naléhavou a důležitou zprávu od klienta, aniž byste ji odkládali na později. Hlavní věc je znát své priority.

Foto: Animal Corner

Rozdělte svůj čas na bloky

Tato metoda je užitečná pro rozvoj ranních návyků. Vyhraďte si jasné časové úseky, během kterých se protáhnete, připravíte do práce a budete odpovídat na e-maily. Pro nepřetržitý provoz lze zvolit například období od osmé hodiny do poledne. Zbytek dne si naplánujte stejným způsobem – v kterou dobu budete mít krátkého šlofíka, odpovídat na hovory a dopisy a pořádat schůzky.

Skupinové úkoly

Můžete pracovat na několika věcech současně, pokud spolu souvisí. Například místo toho, abyste odpovídali na e-maily po celý den, můžete to udělat v konkrétní čas. Nebudete se tak rozptylovat od vaší práce.

Faktem je, že provádění různých úkolů vyžaduje různé myšlení. Pokud mezi nimi nebudete každou chvíli přepínat, budete pracovat soustředěněji.

Starej se o své zdraví

Vědci prokázali, že dobrý spánek, cvičení a zdravá strava vám dodají energii, koncentraci a sílu po celý den. Nezapomínejte na sebe.

Související materiály: